Ministerstvo malým firmám slibovalo, že jim sjednocením hlášení uleví. „Realita je bohužel opačná: čtyři hlášení místo jednoho, povinný upgrade softwaru a sběr dat, která dosud nikdo nesbíral. Reforma, která má v roce 2028 odstranit byrokracii, v roce 2026 byrokracii zečtyřnásobuje,“ upozorňuje Radek Hájek z firmy Fidoo, která firmám pomáhá s digitalizací. Malá firma má účetní a tabulku v Excelu. Personální složka je z poloviny papírová, sken občanky je na sdíleném disku, rodná čísla v e-mailu Menší zaměstnavatelé jsou podle šéfky daňových poradců BDO Jany Heranové změnami zasaženi nejvíce. „Často nemají kapacity na průběžné sledování metodiky, obtížně se orientují v technických požadavcích a narážejí na nepřipravenost mzdových softwarů,“ přibližuje. „Hlavní změna, ke které došlo, není digitalizace, ale outsourcing sběru dat z úřadů na zaměstnavatele,“ přidává se vedoucí mzdového oddělení poradenské společnosti RSM Jiřina Kovaříková. „Stát chce informace a celou operaci jejich získávání přenechal firmám, aniž by za to ovšem nabídl jakoukoli kompenzaci.“ Největší změna za poslední roky Nejde navíc pouze o základní mzdové údaje. Nový okruh informací je výrazně širší a zahrnuje data o poskytovaných benefitech, čerpání dovolené, odpracované době, přesčasech, překážkách v práci či vybraných nepřítomnostech. Zaměstnavatelé navíc musejí nově odevzdávat data nejen za kmenové zaměstnance, ale i za dohodáře. Přechod na jednotné měsíční hlášení představuje největší zásah do oblasti mzdové a personální administrativy za poslední roky. Zatímco velké korporace jsou na práci srozsáhlými ERP systémy zvyklé, pro menší a střední podniky jde o drsný náraz. Ty si doteď často vystačily s jednoduchou tabulkou a externí účetní. „Reálná česká menší firma znamená dvacet zaměstnanců, externí účetní a tabulku v Excelu. Personální složka je z poloviny papírová – sken občanky na sdíleném disku, rodná čísla v souboru, který koluje mailem,“ popisuje realitu Hájek. „Pro takové firmy není jednotné hlášení jen digitalizací, je to nucený skok z psaní na papír rovnou do strukturovaného XML. Je to první moment, kdy stát striktně vyžaduje strukturovaná data v přesných kódech. A mnoho firem teď zjistilo, že tato data ve svém systému vůbec nemá.“ Podle šéfky daňového oddělení společnosti Deloitte Lucie Dryákové, nový systém propojuje agendy, které byly dosud oddělené, a pracuje s obrovským množstvím kombinací údajů. „Měsíční hlášení obsahuje rozsáhlý systém validačních kontrol, které prověřují nejen jednotlivé údaje, ale i jejich vzájemné vazby. Právě sladění historických a často různorodých dat s těmito kontrolami je největší výzvou. Tyto validační mechanismy se navíc za pochodu průběžně upravují.“ Vývoj za pochodu Odborníci se shodují, že stát podcenil přípravu i komunikaci s účetními. K dispozici byly zákonné texty a technická dokumentace pro vývojáře, v nichž se běžný zaměstnavatel bez hlubších IT znalostí nedokázal orientovat. Manuál pro mzdové účetní vyšel až týden po startu registrací. Technické zadání ze strany státu se v průběhu času neustále zpřesňovalo a hlavně menší výrobci programů nestíhali reagovat a účetní dodnes v online diskusích reportují, že jim chybí aktualizace, bez kterých nelze hlášení odeslat. Naopak od větších softwarových vývojářů zaznívá na účet týmu odpovědného za spuštění jednotného hlášení chvála za rychlé odpovědi na dotazy i doplňování a zpřesňování dokumentace. „Spolupráce byla výrazně lepší než u některých dřívějších projektů jako byla eNeschopenka, elektronizace nemocenských dávek nebo datová komunikace s exekutory,“ uvedl Petr Mazanec, Senior Developer mzdového programu RSM Avensio. Na implementaci programu pro jednotné hlášení podle něj u nich ve firmě pracoval jeden vývojář sedm měsíců. Dalších pět měsíců pak strávil podporou klientů v pilotním provozu. Pro malou firmu náklad 50 tisíc Státem slibovaná úspora času a peněz se prozatím nekoná, stěžují si podniky. „Firmy si musejí pořídit mzdový software nebo zakoupit upgrade stávajícího, přidat nové položky a vyčistit historická data. Adaptace a nastavení nového systému je stojí mezi dvaceti a padesáti tisíci korunami,“ vyčísluje Hájek. Pokud na nový systém přecházet nechtějí, nezbývá jim než data ručně každý měsíc vyplnit na webu. Jednoduché to však nemají ani velcí hráči. „Máme klienty z výrobních závodů, kteří museli vyčlenit dva personalisty na celý pracovní týden. Sedli si v jídelně a od pěti set zaměstnanců fyzicky sbírali údaje, které stát nově požaduje,“ popisuje Kovaříková. To představuje nejen 80 hodin čisté práce personalistů, ale i stovky hodin zaměstnanců, kteří chyběli ve výrobě. Stát podle expertů využívá firmy k tomu, aby za něj dělaly nepříjemnou práci. Prostřednictvím hlášení chce například kontrolovat, zda si rodiče neuplatňují slevu na dítě dvojmo. To zaměstnanci často chápou jako zradu a nesouhlasí ani s tím, že by měli firmě poskytovat citlivé údaje o druhém z rodičů. Nové jednotné hlášení u podnikatelů vyvolalo vlnu nevole, což potvrdilo i jeho vítězství v anketě Absurdita roku. Digitalizace z pohledu malých firem nepřináší žádný okamžitý benefit pro řízení byznysu nebo práci s lidmi. Nadšení nepřidává ani fakt, že firmy musejí i nadále samostatně reportovat data zdravotním pojišťovnám. „Stát na zaměstnavatele přesunul agendu, kterou si dřív sbíral sám, zvýšil jim náklady na IT systémy a mzdový outsourcing, ale nenabídl za to ani symbolickou odměnu jako třeba půlprocentní slevu na sociálním pojištění. Bez takového gesta zůstane novinka pro firmy jen symbolem toho, jak se modernizační reformy dělat nemají,“ míní Kovaříková. „Bylo by dobré, kdyby stát přes tento systém alespoň ulehčil potřeby archivace složek zaměstnance na straně zaměstnavatelů a snížil potřebu archivace na straně firem,“ doplňuje Hájek. Ministerstvo je optimistické Navzdory kritice ale drtivá většina účetních zvládla jak registrace firem, tak i zaměstnanců a podle ne- oficiálních odhadů ministerstva práce jsou optimistická i čísla za historicky první dubnová hlášení. Ta měla být odevzdána k 20. květnu, resort na dotaz MF DNES ale počet úspěšných podání neupřesnil. Už dříve ale ministr Aleš Juchelka avizoval, že úředníci nebudou nejméně do srpna firmám za jednotné hlášení udělovat žádné pokuty. „Nejprve budeme vyzývat firmy k nápravě, pomůžeme jim údaje doplnit. Nikdo nebude v té náběhové fázi sankcionován,“ uvedl ministr. Dodal, že resort přesto potřebuje, aby se všichni přihlásili co nejdříve a alespoň se pokusili se systémem pracovat. Šéf České správy sociálního zabezpečení František Boháček vyzval účetní, aby se s dotazy na konkrétní chyby obraceli na okresní správy, které jim pomohou.